Sono le intuizioni dettate dalle nuove necessità, prima ancora delle soluzioni tech, ad abilitare il vero smart working. Eccone alcune, coeve al Covid

Di tutta questa accelerazione digitale, di cui si parla da mesi, l’aspetto più interessante è probabilmente l’assenza totale di vere novità tecnologiche. Dal punto di vista dello sviluppo, tanto hardware quanto sistemistico, l’innovazione è proceduta col solito passo incrementale, tanto che non è stato registrato l’ingresso sul mercato di alcuna novità che si possa definire distruptive o game changing. Sono cambiate invece la mentalità, il livello medio di alfabetizzazione digitale, la predisposizione verso le soluzioni hi-tech e il bisogno (percepito e reale) di affidarsi al lavoro agile per continuare a operare proficuamente nonostante la pandemia e il distanziamento fisico. Ed è così, in una situazione di urgenza e bisogno, che si sono moltiplicate le nuove idee per avvicinare il telelavoro al paradigma dello smart working.

Esempio emblematico del cambiamento positivo e della maggiore efficienza è la rapidissima diffusione di soluzioni per videochiamate di gruppo, diventate in poche settimane la nuova prassi del “riunionesimo” e rese pure più pratiche grazie ad alcune piccole migliorie software. Sul versante opposto ci sono invece le frequenti violazioni del diritto alla disconnessione, con un susseguirsi di email, chat, telefonate e altre forme di contatto che pare dimenticare sia l’alternanza notte-dì sia il concetto di fine settimana.

Quei pochi in ufficio

Remotizzare tutto il possibile e rispettare le regole anti-contagio ha fatto sì che in molte realtà – esclusa la manifattura e altri filoni che necessitano di presenza fisica – le sedi aziendali si siano quasi del tutto svuotate. Il tema che si è aperto, dunque, è come regolare questo afflusso ridotto di lavoratori in modo che sia ordinato e organizzato. Ecco perché, tra le soluzioni che si affacciano sul mercato, sono spuntati i gestionali degli uffici e delle sale riunioni.

L’idea è semplice e di fatto ricalca modelli analoghi già in uso in altri contesti. Le postazioni di lavoro e le scrivanie devono essere prenotate giorno per giorno dai lavoratori, includendo anche le eventuali esigenze tecniche e le fasce orarie di utilizzo. Di conseguenza vengono organizzati i flussi pure negli spazi comuni, dalle mense agli eventuali spogliatoi, e ovviamente nelle sale riunioni.

Oltre che per il singolo lavoratore, il gestionale è utile per chi in azienda si occupa di risorse umane. È infatti intrinseca in un software così strutturato la possibilità di estrarre report, statistiche, ricostruire possibili catene di contagio e ottimizzare – pure nel post emergenza – gli spazi di lavoro in base alle reali esigenze del personale. Così da riuscire pure a ridurre gli sprechi di postazioni, di metri quadrati e di attrezzature.

Tra conferenze virtuali e telefonate non c’è confine

Uno dei servizi mai visti prima e che hanno iniziato a farsi strada sul mercato proprio in seguito al lockdown è l’integrazione tra i sistemi per le videochiamate e la telefonia mobile. Al di là dei dettagli tecnici, l’idea è unire su un’unica piattaforma le due modalità di interazione a distanza, e in particolare di poter inviare e ricevere telefonate tramite l’applicazione online su cui si fanno teleconferenze. Il primo a partire è stato Teams, ma presto potrebbero seguire Meet e Zoom.

L’assistenza tecnica ibridata

Altra prospettiva interessante è la risoluzione dei problemi tecnico-informatici, che può riguardare un lavoratore dipendente ma anche un’azienda cliente. In questo caso la direzione è di sfruttare contemporaneamente tutte le modalità possibili: bot e app per la soluzione delle problematiche più semplici o per individuare il tecnico più adatto a occuparsi di quelle complesse, sistemi di visualizzazione da remoto tramite visori o più banalmente con una videochiamata, possibilità di dare indicazioni a distanza tramite realtà aumentata, generazione automatica di report dell’intervento e raccolta di statistiche e dati sul know how acquisito, per arricchire il patrimonio di informazioni strategiche in possesso dell’azienda.

L’urgenza permanente

Non si tratta di una soluzione specifica, ma di un trend generale da declinare in mille forme: con il lockdown e le nuove modalità operative, ancor più che in passato si ha la percezione (e il desiderio) che tutto scorra velocemente. Questa contrazione dei tempi fa sì che si desideri risolvere le questioni all’istante, che i progetti evolvano con estrema rapidità e che qualunque attesa sia considerata inaccettabile.

Al di là delle implicazioni a livello di stress e di equilibrio tra vita lavorativa e privata, dal punto di vista dello smart working l’esigenza principe è avere una comunicazione e un coordinamento istantaneo e continuo. L’idea, dunque, è di adottare sistemi semplici e agili per scambiare informazioni con i membri del proprio gruppo di lavoro, indipendentemente da dove ci si trovi e da quale device si abbia sottomano. Insomma, ricreando quella dinamica di fitti scambi e confronti tra compagni d’ufficio anche quando – fisicamente – ognuno è in un luogo diverso.

Flussi (di lavoro) digitalizzati

Tema trasversale a molti comparti imprenditoriali è l’organizzazione della filiera stessa del lavoro. Non si tratta quindi di un semplice digitalizzare i singoli compiti individuali, ma di trovare un modo per raccogliere e gestire da un unico contenitore tutto il processo a catena che determina il valore aziendale. È qualcosa di molto più ampio del coordinamento interno del proprio team di lavoro: significa standardizzare l’operato, dare a tutti visibilità del flusso di lavoro complessivo, favorire la comunicazione e la collaborazione tra uffici diversi, e allo stesso tempo sfruttare le potenzialità tecnologiche date dall’intelligenza artificiale, dall’analisi dei big data, dagli algoritmi predittivi e dall’apprendimento automatico.

Queste, certo, sono grandi parole che richiedono poi di essere convertite in soluzioni concrete e operative, ma la trasformazione digitale 4.0 è più urgente che mai ora che molte delle abitudini di lavoro sono improvvisamente cambiate. Basta pensare all’invasione delle già citate videochiamate, ma anche al diverso modo di rapportarsi con i clienti e con lo spazio fisico della postazione e della sede di lavoro. Oltre alla customer experience e alla user experience, in un contesto sempre più digitalizzato e virtualizzato assume un nuovo significato quella che si potrebbe definire (con un’espressione inventata) smart working experience. Un lavoro ben organizzato e davvero intelligente, infatti, non giova solo al fatturato aziendale, ma anche al benessere dei lavoratori e quindi alla reputazione d’impresa.