In un click permette di riservare gli spazi e consente il monitoraggio in tempo reale delle attività di occupazione negli ambienti di lavoro. Così la gestione degli accessi in azienda diventa sempre più data driven.

Ora che l’Italia è divisa in zone con limitazioni forti agli spostamenti, lo smart-working torna ad avere un ruolo di primo piano nella vita dei lavoratori. Diverse aziende, grandi e piccole, stanno sperimentando soluzioni nuove rispetto all’organizzazione del lavoro per garantire il distanziamento sociale. Eni ha deciso di avere il 65% dei dipendenti in ufficio e il 35% in smart-working. Per Generali lo smart-working riguarderà il 100% ma a rotazione con due giorni di presenza in ufficio. Tra le realtà più innovative c’è Lombardini22, primo studio di ingegneria e architettura del Paese per fatturato (15,8 milioni nel 2018), che ha deciso di affidarsi alla tecnologia per gestire i flussi di persone nella sede di Milano. Come? Sfruttando un’applicazione su misura. La soluzione digitale lanciata e sviluppata internamente dallo studio si chiama Desko, ovvero desk occupancy, e permette la prenotazione degli spazi e il monitoraggio in tempo reale delle attività di occupazione negli ambienti di lavoro.

Così si semplifica la gestione del personale

Nel dettaglio, la soluzione proposta da Lombardini22 potrebbe semplificare la gestione del personale in tante aziende dato che agevola la turnazione dei lavoratori e la prenotazione delle sale riunioni e degli spazi di lavoro oltre a consentire il monitoraggio continuo degli ambienti nel rispetto delle attuali regole di distanziamento fisico. “Desko mette a disposizione gli strumenti e le informazioni necessari per implementare e gestire la condivisione delle postazioni di lavoro, aiutando a creare un ambiente di lavoro migliore che promuove il lavoro agile”, si legge sul sito dello studio. Nel quotidiano grazie a questa applicazione i lavoratori possono facilmente vedere dove si trovano i colleghi all’interno dell’edificio e riservare uno spazio di lavoro: una meeting room, la propria postazione fissa o una postazione condivisa, ovvero disponibile per tutte le risorse. L’accessibilità delle postazioni è gestita in autonomia ed è pensata per agevolare i protocolli di sicurezza.

L’importanza dei dati

L’app, inoltre, monitora le prenotazioni odierne e storiche, ricerca per nominativo e relativa collocazione in sede. Un modo anche per raccogliere informazioni sulle preferenze dei collaboratori e cercare di trovare un equilibrio all’interno dell’azienda tra le esigenze dei singoli e la sicurezza collettiva. La reportistica e l’analisi qualitativa e quantitativa dell’utilizzo di risorse e aree, su base giornaliera, mensile e annuale, costituiscono infatti secondo Lombardini22 “elementi indispensabili per una gestione sempre più efficiente di spazi e persone”. La gestione degli accessi in azienda in futuro sarà quindi sempre più data driven, ordinata e razionale.