Dall’inizio della pandemia solo il 12% delle piccole aziende ha maturato un piano strutturato per il lavoro agile. E i problemi da risolvere sono ancora molti.

Meno di un anno fa lo smart working era appannaggio di pochi. Se ne parlava solo in contesti specifici e spesso nell’immaginario comune veniva associato all’espressione “lavoro quando voglio”. Da marzo le cose sono cambiate in modo radicale e il tema dello smart working è entrato prepotentemente tra gli argomenti più discussi. Se per alcune aziende il processo di adozione della modalità agile si è rivelato abbastanza fluido, per altre invece ha significato affrontare limiti e difficoltà.

Lo smart working è made in Italy

Innanzi tutto va detto che l’espressione smart working è un’invenzione tutta italiana. Fuori dal nostro paese nessuno utilizza questa definizione, al più fanno riferimento al working from home, spesso abbreviato con la sigla WFH, che pone l’accento sul luogo in cui il lavoro si svolge e non su come effettivamente viene svolto. Sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali lo smart-working viene definito in questi termini: “Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi”. Si parla di un modo di lavorare basato sull’accordo tra dipendente e datore di lavoro, che aiuta sia a trovare un equilibrio tra vita privata e vita professionale sia la produttività dell’azienda. Lo snodo, come sottolineato anche nella legge n. 81/2017, è la flessibilità organizzativa. In più, la norma garantisce la parità di trattamento di chi lavora in smart-working rispetto ai colleghi che lavorano in ufficio, assicurando la tutela in caso di infortuni e malattie professionali. Va da sé quindi che lavorare a casa con le stesse identiche modalità e gli stessi identici orari dell’ufficio non è lavorare in smart working ma semplicemente un WFH.

Il caso delle Pmi prima della pandemia

Le grandi aziende hanno sostenuto bene la prova dello smart working, anche perché per molte si tratta di una pratica consolidata da tempo. Molti si sono spinti più in là, come Twitter, che ha già annunciato la possibilità per i propri dipendenti di restare in smart working per sempre.

A trainare l’economia italiana però sono le piccole e medie imprese, ed è quindi importante conoscere limiti e difficoltà che queste aziende si sono improvvisamente trovate ad affrontare. Già nel 2017 l’Osservatorio sullo Smart-Working del Politecnico di Milano raccontava di come solo il 7% delle Pmi italiane avesse un piano strutturato di smart working. Un anno fa lo stesso Osservatorio pubblicava una infografica dal titolo “Smart Working davvero: la flessibilità non basta”, che evidenziava come oltre il 60% delle Pmi non avesse ancora alcuna iniziativa di smart working. Tra queste, il 7% era incerto sull’introduzione, il 4% non conosceva il fenomeno e il restante 51% si è dichiarato non interessato. Le principali barriere all’applicazione erano state individuate nella non applicabilità alla realtà aziendale (68%) e nella mancanza di interesse e resistenza da parte dei capi (23%).

Cosa è cambiato con il Covid?

Nulla o quasi, come mostra una nuova infografica del Politecnico, “Smart Working: il futuro del lavoro oltre l’emergenza”. Le Pmi con un piano strutturato di smart working sono oggi il 12% del totale, cioè solo un 5% in più in tre anni nonostante l’emergenza sanitaria, che in altri casi ha invece funzionato da acceleratore. In questi mesi il lavoro da remoto ha riguardato il 58% delle Pmi: se confrontiamo questa percentuale con quella che ci indica quante di loro hanno agito secondo un piano strutturato, è evidente che una grossa fetta ha “delocalizzato” il lavoro dall’ufficio a casa senza però implementare davvero lo smart working.

Perché per le Pmi è più complicato attuare il lavoro agile

La sfida dello smart working pone piccole e medie imprese davanti a non poche difficoltà. Anzitutto quelle legate alle nuove tecnologie digitali: l’infografica del Politecnico mostra che le Pmi hanno incrementato molto poco (appena il 14%) questo aspetto essenziale per lo smart working. Quattro le iniziative principali: aumento della dotazione hardware, accesso sicuro da remoto ai dati e alle applicazioni, software per la collaborazione e la comunicazione, introduzione della logica “bring your own device” (BYOD). In ognuno di questi ambiti le grandi aziende e la Pubblica Amministrazione hanno incrementato le iniziative in misura tre volte maggiore (e in alcuni casi anche di più) rispetto alle Pmi. Altri intoppi sono stati registrati nei processi organizzativi e nei flussi di comunicazione con clienti e dipendenti, ancora troppo tradizionali. Si pensi solo all’idea ancora molto radicata che l’efficienza sia legata alla quantità di ore spese in ufficio, invece che al raggiungimento di obiettivi indipendentemente da dove e quando si lavora. C’è poi un tema di privacy ed equilibrio tra vita privata e lavoro. Da vari fronti i dipendenti riportano infatti l’impossibilità di organizzare in autonomia la propria giornata lavorativa e la difficoltà di disconnettersi, a sera, dal flusso costante di mail e videochiamate. Così come alcuni raccontano di sentirsi costretti a condividere porzioni di vita privata con colleghi e dipendenti. Infine, sono molti a non avere ancora ricevuto dall’azienda gli strumenti per lavorare da casa, dai pc alla sedia ergonomica.

Per superare le criticità serve un approccio diverso

Per vedere la luce alla fine del tunnel è necessaria anzitutto una rivoluzione dell’approccio. I processi lavorativi necessitano di essere mappati seguendo criteri che poggiano su cicli e obiettivi: bisogna avere insomma un quadro chiaro del punto di partenza e del punto di arrivo. I flussi di comunicazione devono essere organizzati con puntualità, rispettando il diritto di gestire autonomamente il proprio lavoro senza intaccare l’efficienza dell’azienda. Si può, per esempio, stabilire fasce di reperibilità per i clienti di comune accordo con i dipendenti e in modo tale da non lasciare mai il servizio scoperto negli orari di apertura al pubblico. Naturale conseguenza di questa prassi è l’instaurazione di una linea VoIP, la tecnologia che consente di effettuare chiamate senza bisogno di appoggiarsi ad una linea sfruttando la connessione Adsl e che permette di connettersi con qualsiasi tipo di dispositivo. Così si preserverebbe anche il diritto alla disconnessione, dal momento che il dipendente riceverebbe email e telefonate solo negli orari di reperibilità stabiliti a monte.

Un’organizzazione più agile e attenta

Stesso discorso vale per la programmazione e l’organizzazione delle riunioni. Di comune accordo si può stabilire che siano sempre il lunedì mattina per discutere delle attività settimanali, oppure il venerdì, per fare il punto di ciò che è stato fatto nei giorni precedenti. Potrebbe essere utile nominare un responsabile dello smart working che si prenda cura degli aspetti organizzativi e tecnici e offra assistenza a ciascun dipendente secondo le sue necessità. Tenendo presente anche il gap generazionale, che probabilmente vede la generazione Y più ben disposta allo smart working rispetto ai baby boomers. In definitiva, è evidente che, se applicato e gestito bene, lo smart-working racchiude un potenziale prezioso. Assicurarsi che il maggior numero possibile di PMI possa beneficiarne significa assicurare al cuore produttivo del paese una marcia in più.